Håndtering af persondata/medlemsoplysninger (GDPR)

Retningslinjer for håndtering af personoplysninger

Sildestrup Strand Grundejerforening
21.10.2018

Dette er en kort beskrivelse af Grundejerforeningens formål med og processer for behandling af personoplysninger. Politikken beskriver også hvilke data, der behandles og hvem der er involveret i behandlingen, samt hvilke systemer der benyttes. Politikken er tilgængelig på foreningens hjemmeside. www.SildestrupStrand.dk

Formål.
I tillæg til Grundejerforeningens almindelige formål, som er tilgængelig på foreningens hjemmeside, indsamler foreningen persondata for at have overblik over hvilke medlemmer, der er i foreningen, for at kunne opkræve kontingent, håndtere restancer og udskrive rykkere, og for at kunne servicere medlemmerne med væsentlig information om forhold i foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.
Sildestrup Strand Grundejerforening er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 24980448
Kontaktperson: Kasserer Randi Dalskjær
Adresse: Fasanvænget 256
Postnummer: 2980 Kokkedal
Mail: Kasserer.Sildestrupstrand@gmail.com

Indsamlede data.
Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om det enkelte medlem:’

Navn
Folkeregisteradresse
Telefonnummer
Mailadresse
Sommerhusadresse
Matrikelnummer
Nets Betalings ID

Der indsamles ikke særligt personfølsomme data som et led i foreningens arbejde, hvorfor foreningen ikke indhenter samtykke fra medlemmerne. Samtykket anses for givet i det øjeblik en ejendomsmægler eller medlemmet selv oplyser foreningen om tilflytning.

Behandling af data.
Foreningens Kasserer fører et medlemsregister med udgangspunkt i ovenstående data. Registret opdateres løbende i takt med til- og fraflytninger af medlemmer.
Data leveres af ejendomsmæglere og nytilflyttede medlemmer.
Data sendes til foreningens Kasserer.
Data bruges i forbindelse med:

Den årlige kontingentopkrævning
Særlige opkrævninger (f.eks. ved større vejvedligeholdelser)
Rykkere ved restancer
Udsendelse af elektroniske nyhedsbreve
Afstemningslister i forbindelse med generalforsamlinger
Afstemning af ejerforhold ved opslag på tinglysning.dk

Deling af data sker i situationer hvor foreningen overgiver restancer til retslig inkasso.
Data er lageret på en pc’er samt en kopi heraf på et USB-stik af hensyn til backup.
Forenings kasserer opbevarer data. Foreningens kasserer og næstformand har adgang til de opbevarede data.

Sletning af data.
Sletning af data sker senest 1 år efter medlemmets fraflytning, dog først efter at eventuelle restancer er betalt.

Øvrige forhold.
Det er muligt at få oplyst kontingentstatus og hvilke data foreningen har liggende ved henvendelse til kassereren.
Foreningen opbevarer ikke data ud over ovenstående. Dokumenter fra ejendomsmægler vedr ejerskifte slettes straks efter endt behandling.
Bestyrelsesmedlemmer har skrevet under på at de data de kommer i besiddelse af i fbm arbejdet bliver slettet. Når et bestyrelsesmedlem fratræder anmoder kassereren om kvittering for at medlemmet har slettet data.
Den årlige revision omfatter at der foreligger dokumentation for at kasserer har slettet data på medlemmer der har forladt foreningen og at der foreligger dokumentation for at fratrådte bestyrelsesmedlemmer har slettet data.

Bilaget er udarbejdet af Sildestrup Strand Grundejerforening, 1. udgave, 17. oktober 2018.